Proletarier aller Länder digitalisiert Euch (Teil 3)

Es sind nun 2 Wochen nach dem weitgehenden Shut-Down und eine Woche seit der Kontaktsperre vergangen und man bekommt mehr und mehr das Gefühl, dass sich viele Unternehmen mit der neuen Situation arrangieren. Aus der hektischen Betriebsamkeit der ersten Tage werden nun vielerorts (leider) reduzierte Arbeitsvolumen. Das Modell der Kurzarbeit funktioniert und wir können wirklich froh sein, die soziale Marktwirtschaft zu haben. Jetzt bleibt nur noch zu hoffen, dass all die Mechanismen auch zeitnah und unbürokratisch greifen, also Unternehmen wie Angestellte tatsächlich rechtzeitig an Hilfen, Kredite und Co. kommen. Ganz ehrlich ist das meine größte Sorge, dafür habe ich in den letzten Jahren zu viele schlechte Erfahrungen mit unserer überbürokratisierten Wirtschaftsförderung gemacht. Aber in der Krise wachsen ja sogar unsere Politiker*innen über sich hinaus, warum soll die Verwaltung das nicht auch hin bekommen… also: Think positiv!

Auch das Home-Office oder Remote-Work schwingt sich mehr und mehr ein. Viele Unternehmen haben innerhalb kürzester Zeit Lösungen für sich gefunden. Es ist wirklich erstaunlich, welche Kreativität, welche Geschwindigkeit und welche Innovation in einer solchen Krise entstehen. (Hierzu am Ende noch ein paar Worte von jemandem, der deutlich intelligenter war als ich und dessen Worte nie so gut gepasst haben, wie heute – also bis zu Ende lesen 😉. )

Und wir sind sehr froh, dass wir hier an vielen Stellen mit unseren Tipps, virtual MeetUps, aber auch in Kundenmandaten helfen können. So wollen wir in diesem Sinne weiter machen und uns nun nach Web-Conferencing und Kollaborationslösungen im letzten Teil der kurzen Serie den Social Intranets zuwenden.

Intranet – Na und?

Intranets oder besser Intranet-Seiten sind nicht wirklich etwas Neues. Viele Firmen nutzen diese schon seit Jahren oder sogar Jahrzehnten und jeder kennt das. Das Intranet ist der Ort, wo man die Telefonnummern der Kolleg*innen findet, aktuelle Informationen der Firmenleitung, Informationen zum Sommerfest, die ganzen Vorlagen und vor allem den Kantinenplan. Richtig? Also der Ort, wo die wichtigsten Informationen für alle verfügbar sind. Das ist gerade in Krisenzeiten schon sehr wichtig, da man hier das gesamte Team auf dem Laufenden halten kann.

Viele Intranets scheitern aber leider schon an einer technischen Hürde. Ein Intranet im technischen Sinne ist nämlich ein firmeninternes Rechnernetz. Die Intranet-Seite ist folglich auch nur aus dem Firmennetz erreichbar. Das ist aus dem Remote-Office schon einmal ein Problem. Zum Glück verdienen sich die Anbieter*innen sogenannter Virtual Privat Networks (VPN) gerade eine goldene Nase. Hiermit kann ich von außen auf das Firmennetz zugreifen. Aber nur, um die Mitarbeiter*innen mit aktuellen Informationen zu versorgen ist das leider a) ein komplizierter Umweg, b) auch sehr teuer und c) für mobile Endgeräte nicht das einfachste.

Schritt 1 muss also heißen: Raus aus dem Firmennetz und das Firmen-Portal als Dienst aus der Cloud aufsetzen und von überall erreichbar machen. Natürlich muss das sicher sein, aber auch das ist mit entsprechenden Passwort-Regeln, Überwachungen, etc. ohne weiteres hinzubekommen.

Das ändert aber noch nichts an der Logik. Damit hat man nun eine Seite, die für alle immer zugänglich ist, die jedoch noch immer ausschließlich für eine Top-Down Kommunikation gedacht ist: Die Leitung spricht zum Volk. Oder um die Überschrift einmal aufzunehmen: Die Bourgeoisie gibt Anweisungen an das Proletariat 😉. Das ist nicht nur absolut 80’er und passt nicht nur nicht zum Zeitgeist, es nutzt vor allem die Potentiale überhaupt nicht aus. Wir brauchen also etwas anderes.

Was macht ein Intranet social?

Mit einem Social Intranet ändert sich die Kommunikation von Top-Down hin zu einer kollaborativen digitalen Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter*innen, über Abteilungsgrenzen und Hierarchien hinweg. Und das ist für die Menschen an sich gar nichts Besonderes. Im Privatleben nutzt fast jeder soziale Netzwerke! Auch hier ist wieder erstaunlich, dass die Menschen vor Betreten der Firma irgendwie geblitzdingst werden und solche Arbeitsweisen plötzlich vergessen. Social Intranets sollen die Basis bieten, die Möglichkeit digitale Interaktion auch in Firmen zu etablieren. Dafür nutzt man die Logiken und Funktionen des Social Web.

Dabei gibt es einige Funktionen, die jedes Social Intranet mitbringt:

  • Newsfeed: jeder kennt es von Facebook und Co.. Der Einstiegspunkt bzw. das zentrale Element ist der Newsfeed oder auch Activity Stream (Aktivitätsstrom) genannt. Das gilt auch für Social Intranets. Hier sehe ich auf den ersten Blick alle Neuigkeiten. In der Regel lässt sich der Newsfeed auch an die individuellen Interessen und Vorlieben anpassen.
  • Chat / Messenger: Neben der Zusammenarbeit im Team gibt es auch immer wieder die kleinen Abstimmungen, z. B. die Frage: „Kommst Du mit zum Mittag?“, die man nicht mit allen teilen möchte oder sollte. Damit sich nicht irgendwelche Schattensysteme (Software, die an der IT vorbei installiert und / oder benutzt wird) etablieren, bringen fast alle Social Intranets auch einen 1:1 bzw. 1:n Chat mit, in dem man genau das tun kann. Aber Achtung: Hier solltet Ihr drauf achten, dass nicht der Chat zum Schattensystem des Intranets wird. Alle relevanten Themen gehören ins Intranet und nicht in den Chat. Eine Faustformel wäre: 80% Offen / 20% Chat.
  • Blog: Ein Blog ist nicht nur im „normalen Internet“ die Möglichkeit für jeden sehr einfach Artikel zu publizieren. Auch im Social Intranet gibt es in der Regel die Möglichkeit für alle zu bloggen. Damit soll ein einfacher Wissensaustausch ermöglicht werden. Natürlich kann dann im Kommentarbereich über den entsprechenden Blog-Beitrag diskutiert werden.
  • Profilseiten: Auch das klassische Firmenverzeichnis hat sich im Web 2.0 weiterentwickelt. So gibt es nicht nur bei Facebook, Xing oder LinkedIn Profilseiten. Auch im Social Intranet können die Mitarbeiter*innen ihr eigenes Profil pflegen und somit den Kolleg*innen mehr Insides zu den eigenen Stärken und Projekten geben.
  • Virtuelle Arbeitsräume: In den verschiedenen Social Intranet Lösungen gibt es auch dedizierte Bereiche, in denen Teams in unterschiedlichen Konstellationen an Projekten und Themen zusammenarbeiten. Dabei ist es völlig egal, aus welcher Abteilung man kommt, diese Arbeitsräume sind die ideale Unterstützung interdisziplinärer Zusammenarbeit. Diese virtuellen Arbeitsräume haben je nach Lösung unterschiedlichste Namen, Nutzerführungen und dedizierte Funktionen. Hier sollten sich die Kommunikation und das komplette Wissen zu den einzelnen Initiativen komplett wiederfinden.
  • Benachrichtigungen: Im Social Intranet ist viel los. Um den Überblick zu behalten und die wichtigen Infos direkt zu erhalten bringen alle Lösungen Möglichkeiten mit, sich direkt über Neuerungen benachrichtigen zu lassen, per Pop-Up, Mail, … . Dabei kann man in der Regel verschiedene Konfigurationen vornehmen, um diese auf die eigenen Bedürfnisse anpassen bzw. einschränken zu können.
  • Suche: Neben der Push-Information ist die zweite Möglichkeit die passenden Inhalte zu finden eine in der Regel sehr gute Suche – also der Pull-Weg, um sich den Inhalt zu erschließen.

Die Klassiker „alter“ Intranet-Seiten bringen natürlich auch Social Intranets mit, wie Informationen, Daten, Nachrichten oder Kalender. Aber auch hier sind diese viel stärker auf die direkte Interaktion ausgelegt.

Was gibt es für Lösungen?

Genauso wie in vielen anderen Bereichen ist auch der Markt von Anbieter*innen von Social Intranets unübersichtlich. Hinzu kommt, dass die verschiedenen Lösungen und Suiten der digitalen Zusammenarbeit verschwimmen und nicht eindeutig von einander zu trennen sind. So sind Lösungen wie Microsoft Teams von den Use-Cases schon sehr nahe an denen eines Social Intranets, genauso wie Slack oder Atlassian Confluence. O365 als Produktfamilie bring dabei mit Yammer sogar eine spezielle Social Intranet-Lösung mit. Darüber hinaus kann man sich natürlich auch von der Agentur seines Vertrauens eine individuelle Lösung entwickeln lassen. Die passt dann perfekt zu den eignen Anforderungen und Prozessen, bedeutet aber zumeist auch hohe Investitionen und entsprechende Aufwände für Pflege und Weiterentwicklung.

Der einfachere und schnellere Weg ist eine Lösung von der Stange. Es gibt zum Glück viele spezifische Social Intranet Lösungen, die als sogenannte Software as a service (SaaS) Lösung genutzt werden können. Das heißt, Anbieter*innen betreiben diese Lösung und man kann diese mit seiner Firma in einem gesicherten Bereich nutzen, ohne sie selber betreiben zu müssen. Auch diese Lösungen lassen sich sehr gut auf die eigenen Bedürfnisse und Prozesse anpassen. Und manchmal ist es auch hilfreich, seine Prozesse einmal kritisch zu hinterfragen sowie an die Möglichkeiten des neuen Intranets anzupassen 😉.

Und welche Anbieter*innen gibt es?

Anbieter*innen von Social Intranets gibt es viele, sehr viele. Welche die richtige Lösung für euch ist, hängt stark von euren Bedürfnissen ab, aber am Ende auch vom Geschmack, also davon, welche User Experience (UX) Euch am besten gefällt. Natürlich spielt auch der Preis eine große Rolle. Anders als bei den Web-Conferencing Anbieter*innen oder den Kollaborationslösungen sind die Lizenzmodelle hier sehr unterschiedlich. Dadurch kommt es zu großen Unterschieden, so dass Lösung ‚A‘ für kleine Teams am günstigsten und Lösung ‚B‘ für große Unternehmen am geeignetsten ist. Hier solltet Ihr aber immer den Dreiklang aus UX, Preis und Funktionen im Blick behalten. Was bringt mir die günstige Lösung, wenn diese am Ende nicht genutzt wird, weil sie nicht zum Unternehmen passt?

Als sehr stark auf einfache Nutzung ausgerichtete Lösungen lassen sich auf jeden Fall die Angebote von Xelos, Jive, Tixxt und Coyo nennen. Alle bringen dabei eine breite Palette an Funktionen mit und lassen sich durch zusätzliche Add-Ons / Apps erweitern. Coyo und Xelos setzen dabei seit kurzem auch auf eine Integration bzw. Anbindung von Microsofts Office 365. Ein weiterer spannender Anbieter ist sicherlich Betrix 24, dass im Kern ein CRM-System mitbringt und darauf basierend eine fast all-umfassende, integrierte Kollaborations-Suite aufgebaut hat. Hier bekommt man alles in einem, mit der damit einhergehenden Einschränkung, dass alles gut, aber nichts perfekt ist.

Einen interessanten Weg verfolgt auch Seibert Media mit Linchpin. Linchpin setzt dabei als Social Intranet auf Confluence von Atlassian auf. Ergänzt also die Funktionen von Confluence durch Social Intranet Features und eine runde, attraktive Nutzeroberfläche. Das bedeutet auch, dass die Kosten durch zwei sehr gute, aber leider auch nicht günstige, aufeinander aufbauende Systeme eher hoch sind. Damit ist die Lösung sicher sehr spannend für Unternehmen, bei denen Confluence gesetzt oder etabliert ist. Wenn man vor allem ein Social Intranet haben will, ist man bei den oben genannten besser aufgehoben.

Die letzte spezielle Lösung, die ich erwähnen möchte ist Staffbase. Das ist eine sogenannte mobile first Lösung. Diese setzt also primär auf die Nutzung auf dem Smartphone und stellt die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter*innen in den Mittelpunkt, als mobile Seite oder in der App. Dabei bring auch Staffbase einige Integrationen Richtung z. B. Office 365 mit.  

Warum das Ganze?

Am Ende geht es nicht nur darum, eine neue Software einzuführen, sondern man möchte damit ja etwas erreichen. Und das ist dann zumeist wieder unabhängig von der entsprechenden Lösung und dem Anbieter. Denn vor allem will ich:

  • Diesen internen Mail- und Meeting-Wahnsinn beenden
  • Vernetzung über Abteilungen hinweg stärken und Silos aufbrechen
  • Informationen und Wissen breit zugänglich machen
  • Anreize für aktiven Wissensaustausch setzen
  • Kommunikation zwischen allen Bereichen und Ebenen fördern und
  • Dem Team die Werkzeuge geben, um effizient zusammen zu arbeiten.

Und auch hier gilt: Auf das Mindset kommt es an!

Wie immer ist es dann auch hier so, dass ein Tool allein nicht die Lösung ist. Neben dem Fit der Lösung zum Unternehmen ist es vor allem eine Frage des Mindsets. Um Wissen zu teilen und interdisziplinär zusammenzuarbeiten, muss dafür die Bereitschaft im Unternehmen existieren. Und das ist leider oft die Ausnahme. Die gute Nachricht aber ist, dass Menschen das grundsätzlich wollen, die etablierte Kultur es ihnen allerdings abtrainiert hat. Heißt also, dass dieser Kulturwandel möglich ist. Dafür bedarf es Geduld, aber vor allem Wille und Anpacken. Die Herausforderung ist, dass die Veränderung im Kopf des Managements beginnen muss, denn meist sitzt hier das „Problem“.

Es geht also nie nur darum ein Social Intranet einzuführen, sondern die Zusammenarbeit im Team auf ein neues Level zu heben. Wenn das jedoch gelingt, bringt es auch das Team auf ein neues Level und damit das Unternehmen nachhaltig voran.

Apropos positives Denken

Eigentlich ist für eine solche Initiative, so blöd das klingen mag, jetzt oder sehr bald der beste Zeitpunkt. Wie gesagt: Es ist wirklich beeindruckend, was für einen Innovationsschub unsere Wirtschaft gerade nimmt. Hut ab! Wenn man also den an sich viel wichtigeren, menschlichen Teil dieser Pandemie von Krankheit und Tot nur für einen Moment ausblendet, rein auf die Wirtschaft blickt und hier einmal positiv denkt, steckt in dieser Krise die riesige Chance für Veränderung und Erneuerung. Und um Albert Einstein zu zitieren:

„Wir können nicht davon ausgehen, daß sich Dinge verändern, wenn wir immer dasselbe tun.

Eine Krise ist der größte Segen, der einer Person oder einem Land passieren kann, denn sie bringt immer Fortschritt.

Die Kreativität entsteht aus der Panik, genau so wie der Tag auf die Dunkelheit der Nacht folgt.

Krisen gebären Innovationen, Erfindungsgeist und große Strategien.

Wer eine Krise übersteht, überwindet sich selbst, ohne bezwungen zu werden.

Wer mit der Krise seine eigene Niederlage erklärt, vergewaltigt sein schöpferisches Potenzial und sucht mehr nach den Problemen, anstatt nach Lösungen.

Die eigentliche Krise ist nämlich die Inkompetenz.

Die Schwierigkeit für betroffene Personen oder Länder liegt darin, den richtigen Ausweg zu finden.

Ohne Krise gibt es keine Herausforderung und ohne Herausforderung bleibt das Leben im Alltag und in Eintönigkeit stecken.

Ohne Krise gibt es keine Verdienste, denn gerade in schwierigen Zeiten kommen die Stärken eines jeden zum Vorschein.

Von der Krise zu reden, bedeutet sie zu fördern, über sie zu schweigen jedoch, bedeutet der allgemeinen Einschätzung Nahrung zu geben.

Besser ist es, hart zu arbeiten.

Hören wir also auf mit der einzig wirklich bedrohlichen Krise, die sich in der Tragödie äußert, nicht dafür kämpfen zu wollen, sie zu überwinden.“

Vielleicht könnt Ihr nachvollziehen, dass das mein absolutes Lieblings-Zitat ist!

Bleibt gesund!

Stephan Theiß ist unser Experte für alle Themen rund um die Digitale Zusammenarbeit. Gerade wenn es um die Einführung neuer Arbeitsweisen geht, ist er der richtige Ansprechpartner.

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