Gemeinsam mit den Zuschauern haben Moderator Bastian und unser M365-Experte Benjamin am 26.10.2020 im Virtual MeetUp über die größten und spannendsten Änderungen in der Welt von Microsofts Zusammenarbeits-Suite „Microsoft 365“ gesprochen.

MOCA – Modern Collaboration Architecture

Zu Beginn der Session ist Benjamin näher auf die Modern Collaboration Architecture kurz MOCA von Microsoft eingegangen. MOCA ist die Antwort auf die Frage, welches Tool man wann und wofür („Which tool when“) benutzen sollte.

Individuelle Produktivität

Beim Aufbau der MOCA unterscheidet Microsoft zwischen zwischen der Arbeit der Einzelperson, der Gruppe / Teams und der Vernetzung von Interessensgruppen über die gesamte Breite der Unternehmung hinweg. Jede dieser Entitäten hat gewisse Anforderungen, die sie im Berufsalltag zu erfüllen hat. Passend zu diesen Anforderungen schlägt Microsoft die Tools vor.

Zwar propagieren wir seit vielen Jahren, dass die (interne) Mail weg muss, jedoch ist Outlook weiterhin ein zentrales Element in der Produktivität des einzelnen Mitarbeiters. Um die „Schaltzentrale Outlook“ reiht Microsoft eine ganze Reihe von Diensten, die unsere persönliche Produktivität stützen sollen. Das sind unter anderem Delve, To Do, Power Automate und My Analytics. Diese Tools helfen uns, uns zu fokussieren, Routine-Aufgaben zu Automatisieren und die Produktivitätsbremsen in unserem Alltag auszuschalten.

Team Produktivität

Ein Team definiert Microsoft als „eine Gruppe von Personen mit voneinander abhängigen Aktivitäten, die zusammen auf ein gemeinsames Ergebnis hinarbeiten“. Auch für das Team gibt es gewisse Business Cases, die es irgendwie abarbeiten muss. Dazu zählen zum Beispiel die Projektplanung, das Festhalten von Best Practices, der Austausch zwischen Teammitgliedern und die Präsentation von Arbeitsergebnissen in der Gruppe. Die Apps, die hier unbedingt zu nennen sind, sind der Planner, OneNote, der SharePoint und natürlich Teams.

Die Förderung von Communities

Last but not least legt Microsoft einen Fokus auf die Bildung von Peergroups über die gesamte Organisation hinweg. Es geht hierbei unter anderem um Wissensaustausch, Informationsweitergabe und natürlich Kommunikationsmaßnahmen für die Mitarbeiterbindung, die heutzutage immer wichtiger wird. Im Schwerpunkt verweist Microsoft hier auf das Social Intranet „Yammer“ (So eine Art Facebook für die interne Kommunikation).

Änderungen in Microsoft 365

Nach diesem Überblick über die für Microsoft ideale Toolnutzung sind unsere Lotsen in die größten Änderungen der letzten Monate eingestiegen. Zu Beginn der Corona-Pandemie haben wir uns viel mit Microsoft Teams beschäftigt, da viele Unternehmen sich kurzfristig entschieden, auf diese Lösung umzusteigen. Schon damals haben wir die wichtigsten Tools gezeigt. In den vergangenen Monaten hat sich aber eine ganze Menge getan. Benjamin hat ein paar dieser Änderungen hervorgehoben.

Benachrichtigungseinstellungen in Teams

„Wenn wir Teams einführen kriegen wir ja gar nichts mehr mit, das sind ja viel zu viele Informationen.“ Diesen Einwand hören wir oft. Die Entkräftung aber denkbar einfach. Nur weil sich ein Team / ein Unternehmen fortan nach einer anderen Logik sortiert, heißt das nicht, dass die Informationen zunehmen. Sie liegen nur woanders. Und zwar dort wo sie hingehören. Zweiter Teil der Entkräftung: Wir sind endlich im „Driverseat“, wie man so schön sagt, und können bestimmen, welche Informationen für uns und unsere aktuellen Projekte von Bedeutung sind.

Teams regelt diese „Steuerung“ des Informationsflusses über die Benachrichtigungseinstellungen. So bekommen Mitarbeiter die wichtigen Informationen sofort, alle weiteren, können bei Gelegenheit angesehen werden und gehen nicht verloren. Hier hat Microsoft in den letzten Monaten nachgelegt und hat die Oberfläche leichter verständlich gestaltet und das Benachrichtigungsmanagement verfeinert.

Die wichtigste Änderung ist hier, dass fortan zwischen Kanalbenachrichtigungen auf angezeigten sowie angehefteten Kanälen und „allen anderen“ unterschieden werden kann.

Filterbare, durchsuchbare Listen – direkt in Teams

Mit Microsoft Listen hält ein Tool Einzug mit dem Daten nach einem bestimmten Schema erfasst und verarbeitet können. Der Vorteil im Vergleich zu Excel ist, dass die Listen direkt mit den Apps der Power Plattform angesprochen werden können und so viel eher als Excel dazu taugen uns bei unserer produktiven Arbeit zu unterstützen. Natürlich ist das am Ende alles exportierbar. Also nur für Fall 😉

Anwendungsfälle können Ticketsysteme, Freigabeprozesse oder auch Contentpläne für das eigene Marketing sein. In jedem Feld können Berechnungen stattfinden und jede Zelle kann mit eigenen Berechtigungen versehen werden, um Hierarchien (#buh!) im Unternehmen richtig abzubilden. Microsoft bringt hier eine ganze Menge vorlagen mit, aber auch eigene Usecases kann man hier selbst gestalten.

Microsoft Planner – alter Name, neues Gewand, mehr Funktionen

Microsoft Planner ermöglichte es uns in der Vergangenheit, Projektpläne in der Kanbanoptik an unsere einzelnen Projekte anzupinnen. Mit einem Blick in die App selbst wurden uns dann alle fälligen Projektaufgaben in einer Übersicht angezeigt.

Die Kanbanoptik ist fortan optional, der Name wird verschwinden. Künftig plant Microsoft, die Aufgaben aus den unterschiedlichen Plannern und dem persönlichen Aufgaben-Tool To-Do in Tasks for Teams zu bündeln. Über den Umweg Power Automate lassen sich sogar Erwähnungen unseres Namens aus Microsoft Lists in Tasks for Teams bzw. To Do übertragen. Außerdem werden markierte E-Mails angezeigt. Uns geht also wirklich nichts mehr verloren. An dieser Stelle werden also die persönliche Produktivität und Team Produktivität gebündelt! Eine tolle Idee!

Vorsicht BETA – Virtuelle Whiteboards mit all Euren Informationen

Microsoft experimentiert derzeit noch mit einem virtuellen Whiteboard herum, dass einige Zuschauer des MeetUps stark an das Tool Miro erinnert. Projekt MOCA sei aber viel mehr als das, so Benny. Auf diesem Whiteboard könnt Ihr – sofern Euer Admin die Vorschauversion für Euren Tennant freigeschaltet hat – Euch eigene, unendlich große Whiteboards anlegen, auf denen Ihr Elemente wie Aufgaben, Mails, Kalendereinträge, Kurznotizen, Dokumenten aus SharePoint oder OneDrive und auch Kollegen arbeiten könnt. Der Vorteil im Vergleich zu Tools wie Miro: Die Elemente werden nicht auf dem Whiteboard erstellt, sondern nur angezeigt. Sie liegen eigentlich an einem anderen Ort und werden so auch hin und her synchronisiert. Unser Urteil: Ein echt tolles Tool für Whiteboard-Fans!

Zum Ende nochmal Teams – die neue Meeting-Erfahrung

„The New Meeting Experience“ ist Microsofts hübsche namentliche Verpackung für die neue Oberfläche in Videokonferenzen. Diese werden nämlich zukünftig in einem neuen Fenster geöffnet. Hat den Vorteil, dass man auch im langweiligsten „Call“ fleißig weiter arbeiten kann. 😉

Hinzu kommen neue Kachel-Anordnungen und ein verschobenes Kontrollpanel. Die Nutzung dieser neuen Ansicht ist mittlerweile bei fast alles Tennants ausgerollt. Zum Abschluss gab es noch Bennys liebsten Tipp, für all jene, die eine Funktion in Teams suchen: Einfach mal auf die drei Punkte klicken. Dahinter finden sich immer weitere Optionen.

Fazit: Stillstand nicht zu erwarten

Microsoft hat in den letzten Monaten extrem viel an seinen Tools geschraubt. Die MOCA bietet einen wirklich guten Ansatz, um die Fülle der Tools, die in Microsoft 365 existieren sinnvoll zu nutzen. Viele davon sind eher etwas für die „Nerds“ andere sind einfach nur ein bisschen zu unbekannt und könnten vielen Menschen die tägliche Arbeit erleichtern.

Wenn Ihr weitergehende Fragen zu Eurer Microsoft 365 Installation habt und nicht weiter wisst, freut sich Benny über Eure Kontaktaufnahme.

Ausblick: Lernen heute am 9.11.

Zum Ende der Session hat unser Lotse Stephan noch einen Ausblick auf das nächste Virtual MeetUp gegeben. Es geht beim nächsten Mal weniger um Software sondern vielmehr um die neue Art zu lernen – physisch, digital und hybrid. Als Gast begrüßen wir Dr. Matthias Limbach von der Dr. Buhmann Schule. Hier geht es direkt zur Anmeldung!