Proletarier aller Länder digitalisiert Euch (Teil 1)

Ein Virus zwingt Länder, Behörden und Unternehmen in die Knie. Kein Computervirus sondern ein ganz realer, unglaublich aber war. Und was jetzt? Viele Menschen müssen zu Hause bleiben, weil Schulen und Kindergärten geschlossen sind. Andere Menschen wollen zu Hause bleiben, weil sie Verantwortung übernehmen und mit ihrem Verzicht dazu beitragen, die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen.

Wiederum andere werden von ihren Chefs nach Hause geschickt, um die Ansteckungsgefahr in der Firma zu verringern. Und jetzt? Es muss doch weiter gehen. Die Welt und die Wirtschaft werden sich zwar zwangsläufig langsamer drehen, aber Stillstand soll dann doch nicht sein. Muss ja auch nicht: Digitalisierung sei Dank, da geht was. Wenn ausnahmsweise mal wir von einem Virus bedroht werden und nicht die Blechkiste, dann sollen die Blechkisten, die Clouds und alle Ihre Möglichkeiten uns retten, oder uns zumindest dabei unterstützen weiter zu arbeiten.

Der Fortschritt ist nicht mehr aufzuhalten

Also, ab ins Homeoffice. Ein paar Tipps fürs Homeoffice haben wir euch ja bereits in unserem letzten Beitrag zusammengefasst. Auch das ist mehr als faszinierend: Seit Jahren sprechen alle von Homeoffice: Für viele ist es noch immer ein Inbegriff für Freizeit auf Kosten der Arbeitgeber. Für moderne Unternehmer und Mitarbeiter sowie die Generation Y & Co. ist es allerdings Teil der effizienten und modernen Arbeitsweise. Und das obwohl unsere Politiker und die Horde der ewig Gestrigen in Gewerkschaften, Berufsgenossenschaften und Co. alles in ihrer Macht stehende dafür tun, diesen Fortschritt (für und im Interesse der Mitarbeiter) aufzuhalten.

Es hat also einen Virus und eine echte Bedrohung für viele unserer älteren und angeschlagenen Mitmenschen gebraucht, um Homeoffice, oder besser gesagt dezentrale und flexible Zusammenarbeit, salonfähig zu machen. Denn in solchen Zeiten ist das ganze alternativlos. Da können wir alle froh sein, dass die Treiber in der digitalen Welt uns zahlreiche Möglichkeiten bieten digital zusammenzuarbeiten.

Es gibt die Werkzeuge

Alles klar. Aber was nun ist die richtige digitale Lösung für mich und meine Firma? Die Frage kann man so leicht gar nicht beantworten, deshalb gibt es ja gute Lotsen, die einem dabei helfen 😉. Aber davon mal abgesehen, können ein paar gute Ideen und Google Euch schon einmal weiterhelfen. Ein paar Ideen haben wir auch für Euch:

Wieso Google?

Nein, das sollte keine Werbung für die G Suite von Google sein, auch wenn das eine oder besser gesagt viele hervorragende Lösungen sind. Google hat hier eine sehr brauchbare Alternative zur bekannten Office Welt von Microsoft geschaffen, allerdings nicht als Programme auf dem eigenen Rechner sondern in der Cloud. Mit den Pendants von Word, Excel, PowerPoint und Co. kann jeder im Browser entsprechende Dateien bearbeiten. Das Drive lässt uns in der Cloud Daten speichern und teilen, mit Gmail und Co. hat man die entsprechenden Dienste für Mail, Kalender, Adressbuch. Hangouts ermöglicht es uns zu chatten, telefonieren oder Video-Konferenzen abzuhalten; zu zweit oder mit einer Gruppe von Leuten. Kurzum: Mit der G Suite von Google kann man von überall mit jedem auf der Welt zu jeder Zeit zusammenarbeiten, dies ist also eine mögliche Lösung für digitale Zusammenarbeit.

O365 – Auch Microsoft kann mittlerweile Cloud

Rein von den Funktionen her ist es dann auch mittlerweile fast egal, ob ich mit meiner Firma auf Google oder auf Microsoft arbeite. Auch Microsoft hat mit seiner Office 365 Welt in den letzten Jahren eine sehr starke Cloud-Lösung aufgebaut. Das altbekannte Office-Paket kann man, wenn man nicht gerade in der Bahn unterwegs ist, mittlerweile fast vollumfänglich und sehr komfortabel im Browser nutzen. Für den Mailverkehr braucht man schon lange keinen eigenen Mailserver mehr und der Leistungsumfang der verschiedenen Anwendungen im riesigen O365-Blumenstrauß bietet eigentlich für alle Anwendungsfälle etwas. Von Projektplanung bis Umfragen, von Chat bis Video-Telefonie, von Intranet bis Workflow-Management. Selbst vor selbst kreierten kleinen Helferlein macht O365 nicht halt. Viele Punkte holt Microsoft immer noch mit den Offline-Programmen, dem für die meisten bekannten Design und der ständig wachsenden Breite des Angebotes. Aus dem in die Jahre gekommenen Angebot, ist ein echter Überflieger geworden.

Dann treffen wir uns eben in Teams

Mitten in dem O365-Blumenstrauß steckt eine echte Rose – Teams. Und Teams ist momentan in aller Munde: Nicht nur weil Microsoft gerade richtig viel Werbung dafür macht und die Medien Teams als Slack-Killer ausgemacht haben, sondern weil aktuell viele Teams als das Rettungsboot in der (digitalen) Zusammenarbeit sehen. Aber was ist dieses Teams eigentlich? Auch dazu gibt es unterschiedliche Sichtweisen. Eine gerne genommene Interpretation ist, dass Teams ein Messenger ist.

Von Häusern, Stockwerken und Räumen

Für mich ist Teams viel mehr. Ich vergleiche Teams gerne mit einem virtuellen Gebäude, in dem es für verschiedenen Themen und Projekte dedizierte Stockwerke, die Teams, gibt. Und in den Stockwerken gibt es dann wiederum Räume für Projekte, Teil-Projekte oder Unterthemen, die Kanäle. Natürlich kann man den Zugang zu den Stockwerken oder Räumen genau definieren: Manche Räume sind öffentlich, manche privat, manche sichtbar und manche nicht.

Soweit so unspektakulär, aber was macht Teams nun so interessant? Teams bringt gleich noch alles an digitalen Kommunikationsmedien mit, die man sich so vorstellen kann: Chat, Telefonie, Video-Konferenzen. Und Teams hat vor allem eine enge Verknüpfung mit allen anderen Microsoft Angeboten. Das ist nicht überraschend, aber wirklich nützlich. So hat man nicht nur seinen Kalender und die Verfügbarkeiten der Kollegen im Blick, man hat auch Zugriff auf die Daten im SharePoint oder OneDrive, kann Aufgaben mit Planner organisieren, Umfragen mit Forms veröffentlichen, OneNote-Notizen gemeinsam bearbeiten, Videos in Streams organisieren, und und und. Besonders gut ist: Man kann sich alle diese Dienste direkt in den jeweiligen Kanal ziehen. Somit kann man direkt im Kanal die Unterhaltungen zum Projekt führen, die Aufgaben organisieren, man hat alle Daten da, alle Notizen und alles was man sonst noch so braucht. An einer Stelle zur gemeinsamen Bearbeitung im Team.

Das Mindset entscheidet auch bei Teams

Für diejenigen, denen eine Lösung in der Office 365 Welt fehlt: Es gibt mittlerweile über 300 Integrationen von Drittlösungen, von Trello über Asana bis Evernote, von Mindmister bis Zendesk.

Eines sollte man dabei aber bedenken: den echten Mehrwert holt man aus Teams nur raus, wenn man die Arbeitsweise im Team anpasst: Raus aus den Silos und ab in Cross-Funktionale Teams und Kanäle. Raus aus dem 1:1 Chat und ab in die offene Kommunikation im Kanal. Schluss mit verteilten Informationen und Daten und ab damit in den Kanal. Kurz: Schluss mit Suchen, Silos und Intransparenz.

Und was ist mit Slack?

Für manche ist Slack das beste Tool auf der Welt, für andere wartet die Lösung eh nur noch darauf von Teams endgültig ausgelöscht zu werden. Ich würde sagen Slack ist einfach Slack und es ist Geschmackssache, was mir gefällt und zum jeweiligen Unternehmen passt. Slack hat einige Nachteile ggü. Teams, z. B. die Kosten: Wenn man sowieso O365 braucht, ist Teams schon dabei, Slack muss man stattdessen extra lizensieren.

Vielen in der Microsoft-Welt groß Gewordenen fällt die Nutzung von Teams leichter, die Breite der Funktionen ist bei Teams umfangreicher und die Struktur kommt vielen entgegen. Slack hingegen ist unschlagbar in der Automatisierung und der Verknüpfung mit anderen Diensten. So ziemlich jeder Slack-Nutzer kann sich nicht vorstellen, jemals wieder ohne diese leben zu können. Und auch die ganz spezielle UX zieht viele Nutzer in ihren Bann. Von daher gilt hier bei vielen Nutzer: Einmal Slack, immer Slack.

Einmal hin, nie mehr zurück.

Und das haben alle Lösungen gemein: Wenn man eines für sich entdeckt hat, will man genau dieses nicht mehr missen. Alle Tools, auch die hier nicht erwähnten, machen das Leben deutlich leichter und sind der Ankerpunkt der digitalen Zusammenarbeit. Am Ende ist die Frage, was ist das richtige für mich und mein Unternehmen. Dabei hilft nur inspirieren lassen und ausprobieren.

In Teil 2 werfen wir dann einen Blick auf Web-Konferenzlösungen und Social Intranets!

Bleibt gesund!

Stephan Theiß ist unser Experte für alle Themen rund um die Digitale Zusammenarbeit. Gerade wenn es um die Einführung neuer Arbeitsweisen geht, ist er der richtige Ansprechpartner.

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